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Ejemplos de gestión de procesos de negocio (BPM) 

¿Quiere ver el BPM en acción? Eche un vistazo a algunos ejemplos de procesos de negocio del mundo real a continuación.

Apertura de cuentas

Con el BPM, el tiempo de aprobación necesario para abrir una cuenta se ha reducido de días a minutos. Tener un proceso automático y consistente redujo drásticamente los índices de abandono de cuentas e incrementó la satisfacción del cliente. También hemos visto un incremento de las solicitudes nuevas y una reducción significativa de los costes operativos.

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Adquisición y contratación

Nuestro proceso de adquisición digital basado en BPM es el núcleo de nuestro nuevo sistema de Enterprise Business Modernization (EBM). Nos permite gestionar mejor el ciclo de vida de adquisiciones, creando un único sitio de compras integrado y eficiente para nuestros equipos de adquisición. El sistema es una solución integral que conecta nuestras operaciones, sistemas y personal de adquisiciones en un marco de trabajo colaborativo y basado en procesos.

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Alineación de datos entre sistemas

A fin de crear un sistema para nuestras necesidades de negocio, combinamos múltiples herramientas de tecnología de la información a lo largo de los años. Este sistema requería una gran cantidad de entrada de datos manual, y los mismos datos tenían que introducirse en múltiples aplicaciones. Extraer información del sistema era un reto tanto para las solicitudes generales como para los informes estandarizados, y todo ello limitaba la capacidad de la empresa para optimizar los procesos y escalar nuestras iniciativas. Los costes de mantenimiento también eran altos, debido al enfoque de desarrollo en silos.

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Automatización de procesos de negocio en evolución

Contar con un proceso automatizado nos ha permitido eliminar pasos repetitivos a la vez que mantenemos nuestras reglas de negocio clave. Otra parte importante de nuestra adopción de la BPM es que va a crecer y a desarrollarse con nosotros, a medida que el mercado de la publicidad sigue cambiando. Tras este éxito, hemos decidido crear aplicaciones adicionales para transformar otras áreas de nuestra empresa.

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Gasto de capital

Integrar una aplicación móvil y optimizar el flujo de trabajo para la aprobación de gastos de capital nos ha permitido recortar días del proceso de aprobación. También nos ha ofrecido una visibilidad fundamental de la parte del proceso en la que se encuentran los documentos.

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Gestión de reclamaciones

Gracias al BPM, tenemos la visibilidad y el control de los procesos que necesitamos para garantizar que se asigna el contratista adecuado, que el flujo de reparaciones se desarrolla sin problemas, que la calidad del servicio cumple con nuestros altos estándares y que se informa adecuadamente al equipo interno y a los clientes en cada etapa.

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Cumplimiento y gestión de riesgos

Emplee el BPM para documentar procesos según marcos de trabajo específicos de cada sector, asignar pruebas de control, identificar los riesgos y abrir y monitorizar las incidencias. Al consolidar toda la información de auditorías en una interfaz única basada en la web, el BPM nos permite gestionar de manera eficaz el riesgo financiero y asegurar el cumplimiento.

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Solución de gestión de contratos

Antes de tener esta aplicación personalizada, no podíamos combinar los datos empresariales de diferentes sistemas en una visión centralizada. Ahora que tenemos una herramienta para esto, hemos incrementado el nivel de visibilidad de nuestras propiedades y contamos con inteligencia de negocio clave a la hora de incorporar nuevas propiedades y gestionar las existentes.

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Datos de clientes

Antes de la BPM, nuestro sistema de gestión de casos obligaba a que nuestros procesos se organizaran en torno a las limitaciones del sistema. Ahora, nuestros procesos se organizan en torno a las necesidades de negocio. También hemos reducido la cantidad de tiempo que nuestros representantes se pasan actualizando las solicitudes, ya que ahora los clientes las gestionan directamente.

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Gestión de datos

Gracias al BPM, fuimos capaces de automatizar una gran parte de la incorporación de clientes y activos y mejorar la gestión de riesgos y el cumplimiento.

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Incorporación de empleados

La incorporación de personal es un proceso que implica múltiples funciones, conlleva un gran gasto de tiempo y a menudo es altamente manual. Usamos el BPM para automatizar y acelerar cada paso dentro de los departamentos y para facilitar la transferencia de procesos entre departamentos. De hecho, empleamos el BPM incluso antes de la incorporación, para gestionar el ciclo de vida completo de la contratación, desde la captación de solicitudes hasta las entrevistas y la oferta.

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Servicios sanitarios y seguros

Para ofrecer opciones de cobertura de seguro de salud a todo el país, necesitábamos un sistema de gestión de casos que pudiera administrar tareas como la admisión, el redireccionamiento, la revisión y la resolución de problemas de las solicitudes de inscripción enviadas por correo.

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Mejora de la seguridad

Los nuevos procesos que establecimos nos han hecho más eficientes y nos han ayudado a ahorrar millones de dólares en costes laborales. Cuando surgen problemas de seguridad, estos son más visibles para toda la empresa, lo que nos permite corregir rápidamente los problemas que suponen un riesgo.

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Gestión de alquileres

Los registros de propiedades permiten a los empleados hacer un seguimiento de los datos de cada inmueble y ver su historial para tomar acciones informadas cuando sea necesario. Esto eliminó por completo la necesidad de gestionar manualmente las hojas de cálculo, mejorando la integridad de los datos.

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Apertura de préstamos

En un corto espacio de tiempo, nuestro sistema de apertura de préstamos pasó de basarse en el papel a estar completamente automatizado. Antes, nuestros empleados tenían que emplear tiempo y recursos rellenando formularios en papel y organizando archivadores para los clientes.

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Fabricación

Somos un proveedor mundial de recambios de automóvil centrado en sistemas electrónicos, cadenas de tracción, suspensión y tubos de escape. Estábamos en medio de un complejo y costoso proceso de implementación de SAP en todas las plantas de producción y queríamos simplificar la interacción de los usuarios no centrales con el programa, o incluso eliminarlos por completo para reducir el número de licencias requerido.

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Solicitudes de marketing

Ahora que tenemos una ubicación centralizada para todas las solicitudes de marketing, están estandarizadas y son más manejables para nuestro departamento de marketing. Esto también nos permite informar fácilmente sobre la ejecución de estas solicitudes y llevarlas a nuestros clientes más rápido.

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Aplicaciones móviles sin programación.

Todas las aplicaciones que desarrollamos son accesibles desde dispositivos móviles. Gracias a ello, no solo capacitamos a nuestros empleados, sino que hemos podido ampliar estos procesos a nuestra red de agentes independientes, optimizando la experiencia de cliente.

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Gestión del inventario online

Records nos ha permitido almacenar todas las imágenes en un sitio, gestionar el control de versiones y publicarlas en nuestra web mucho más rápido. Al reducir el tiempo que tardamos en añadir productos al sitio, somos más eficientes y podemos gestionar más productos.

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Eficiencia operacional

Somos uno de los mayores aeropuertos del mundo, así que la eficiencia operacional es clave. Nuestro proceso de lectura de mediciones de HVAC era muy ineficiente, ya que se gestionaba a través de correos electrónicos y trabajo manual. Vimos la oportunidad de mejorar el proceso creando un lugar donde las aprobaciones podían hacerse desde un dispositivo móvil.

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Gestión de proyectos

La gestión de proyectos en múltiples equipos con la triple restricción del tiempo, los costes y el ámbito es una labor intensiva. La asignación de recursos según disponibilidad, el reparto de tareas, el control de la ejecución, el seguimiento e informes de progreso y las previsiones de futuro son pasos fundamentales en nuestros proyectos, que son complejos e implican a múltiples equipos.

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Gestión de renovaciones

Nuestro antiguo proceso requería más de 30 días para finalizar un proyecto. Gracias a la plataforma de BPM, hemos reducido este tiempo a menos de la mitad. Además, la plataforma almacena toda la información sobre la ubicación y el arrendamiento de cada tienda.

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Fabricación minorista

Somos un minorista líder con miles de tiendas en más de 60 países. El proceso anterior para hacer el seguimiento de acuerdos desde la concepción hasta la ejecución se desarrollaba a través de varias herramientas en silos y requería mucha mano de obra. Necesitábamos consolidar ese proceso para mejorar la visibilidad y establecer un sistema de gestión de workflows.

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Registros de solicitudes de servicio

Dar a nuestros empleados la capacidad de trabajar desde móviles ha incrementado la colaboración entre múltiples departamentos, lo que ha permitido mejorar la experiencia del cliente. Nuestro ciclo de servicio se ha vuelto tan rápido que hemos usado la aplicación para registrar más de 5000 entradas en 18 meses, en lugar de 2000 en los últimos 10 años.

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Gestión de solicitudes especiales

Con un sistema como este, hemos eliminado los errores de procesamiento asociados con los sistemas manuales y basados en papel y ahora tenemos la capacidad de revisar las solicitudes a nivel macro o micro.

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Transportes

Este nuevo proceso nos permite mover los camiones de manera rápida y eficiente, a la vez que garantizamos la calidad. Si hay alguna reclamación, el tiempo que tardamos en procesarla y reparar el vehículo se ha reducido drásticamente, lo que nos permite dar servicio a más clientes.

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Ventas adicionales en el punto de venta

Al tener acceso a un registro de clientes centralizado, podemos ver el estado de la cuenta y el personal de nuestra sucursal recibe recordatorios para introducir productos nuevos en los momentos más oportunos.

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