Kurz nach meinem College-Abschluss Ende der 2010er-Jahre hatte ich einen Job als Datenanalyst, der mich fürs Leben gezeichnet hat. Dabei musste ich Hunderte Dokumente durchlesen – manche davon handgeschrieben – und präzise und sorgfältig Daten in Tabellen eingeben. Wer unter uns musste ein ähnliches Martyrium durchleiden? Ich erinnere mich, dass ich mir – während ich endlose Stunden damit verbrachte, Textzeilen von einem Bildschirm zum anderen zu kopieren – dachte, es müsste doch eine bessere Möglichkeit hierfür geben. Zum Glück gibt es sie.

Lassen Sie uns über die KI-Dokumentenanalyse sprechen.

Inhalt

Worum geht es bei der KI-Dokumentenanalyse?

Wie funktioniert die KI-Dokumentenanalyse?

Beispiele für die KI-Dokumentenanalyse: Wie wird sie von anderen eingesetzt?

Häufig gestellte Fragen zur KI-Dokumentenanalyse

Erste Schritte mit der KI-Dokumentenanalyse

Die KI-Dokumentenanalyse, auch intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) genannt, ist eine moderne Automatisierungstechnik, die Daten in Dokumenten jeder Art extrahiert, klassifiziert, zusammenfasst und bedeutende Einblicke über sie generiert.

Stellen Sie sich einen Prozess vor, für den große Datenmengen aus halb- und unstrukturierten Dokumenten abgefragt werden müssen: die Bearbeitung von Versicherungsschäden oder Police-Verlängerungen, die Bearbeitung von Kreditkarten- oder Darlehensanträgen, Rechnungsstellung und Abrechnung, die Aufnahme von Patienten in einem Krankenhaus, Vertragsvergaben, Bestellverarbeitung – die Liste ließe sich endlos fortführen. Ein IDP-Tool kann Ihre Dokumente in Kategorien sortieren und den Unterschied zwischen einer Rechnung, Schadensmeldung oder Bestellung erkennen. Dann kann es all die Daten extrahieren, die Sie benötigen, und sie in einem besser strukturierten Format anzeigen, das von Menschen oder Maschinen leicht durchsucht und in weiteren Automatisierungs-Workflows verwendet werden kann.

Wie viel schneller könnten Sie Ihre Arbeit erledigen, wenn Sie sich nicht mehr mit manueller Datenverarbeitung herumquälen müssten? Auf welche spannenderen Projekte könnten Sie sich dann konzentrieren?

Und welche Funktionen sollte ein gutes IDP-Tool im Jahr 2024 besitzen? Dies sind die grundlegenden Schritte, die die meisten modernen Tools zur KI-Dokumentenanalyse ausführen, und die Technologien, die dabei eingesetzt werden:

Zuerst muss sich die KI das Dokument durchlesen. Wenn es sich um ein handschriftliches Dokument, ein Bild oder ein gescanntes PDF eines Papierdokuments handelt, nutzt die KI optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), um es in ein maschinenlesbares Format zu überführen. OCR ist eine Technologie, die mit vielen verschiedenen Schriftarten und -stilen trainiert wird und darauf aufbauend Zeichen erkennen und in digitalen Text umwandeln kann.

Sobald die Daten lesbar gemacht wurden, interpretiert das Dokumenten-KI-Tool sie mithilfe von – Sie wussten es bereits – natürlicher Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP), einer ML-Technologie, mit deren Hilfe Computer menschliche Sprache verstehen können. Denken Sie daran, wie ein Chatbot menschliche Anfragen versteht und (meistens) korrekt antwortet – das ist eine Form von NLP.

Nachdem die KI weiß, worum es in dem Dokument geht, kann sie klassifizieren, um welche Art von Dokument es sich handelt. Sie kann Rechnungen in einen virtuellen Stapel einsortieren und Bestellungen in einen anderen. Manche IDP-Tools verfügen über vorkonfigurierte Dokumenttypen, während Sie bei anderen Ihre Dokumentkategorien anpassen und eigene Regeln für die Klassifizierung festlegen können.

Die fortschrittlicheren KI-Modelle gehen über Regeln hinaus und können mithilfe von Dokumenten trainiert werden, die Ihren gewünschten Kategorien entsprechen. Sie erlernen automatisch die Unterschiede zwischen Kategorien und klassifizieren Dokumente entsprechend, ohne dass Sie noch viel dazu beitragen müssen.

Ein KI-Modell auf die traditionelle Weise zu trainieren, kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Eine Low-Code-Plattform wie Appian kann dabei eine große Hilfe sein. Die Appian Plattform verfügt über eine vorkonfigurierte Funktion namens AI Skills, mit der Sie die komplexe Entwicklungsarbeit beim Training, der Ausstattung und der Integration Ihrer KI umgehen können. Das Ganze findet in einer Low-Code-Umgebung statt, sodass Sie lediglich ein bisschen mit Ihrer Maus arbeiten müssen.

Training eines KI-Modells für die Klassifizierung von Dokumenten mit Appian AI Skills

An diesem Punkt hat früher Ihr Dateneingabe-Alptraum begonnen. Jetzt schreitet hier die KI-Dokumentenanalyse ein, um Sie endlich davon zu befreien. Statt Daten aus jedem einzelnen Dokument in ein strukturiertes, brauchbares Format – z. B. in eine Datenbank oder Anwendung – kopieren zu müssen, erledigt die KI das für Sie. Der Prozess der Datenextraktion ähnelt dem der Klassifizierung. Das IDP-Tool kann entweder Regeln befolgen, die ihm sagen, wonach es suchen soll, oder Sie können ein fortschrittlicheres KI-Modell mithilfe von Beispieldokumenten trainieren, die dem ähneln, was Sie extrahieren wollen.

Hier kommen echte Menschen ins Spiel. (Sie dachten doch nicht, Sie hätten gar nichts mehr zu tun, oder?) Nachdem die KI ihre Arbeit getan hat, können Sie eine Abgleichsaufgabe einrichten, die automatisch einen Menschen in den Arbeitsablauf einbindet, um alle oder nur einige der Daten zu überprüfen, die die KI klassifiziert und extrahiert hat. Manchmal werden nur Dokumente, die auf irgendeine Weise ungewöhnlich erscheinen, abgeglichen, weil in ihnen Informationen fehlen oder sie fehlerhaft ausgefüllt worden sein könnten.

So bleibt ein Mensch in die Verarbeitung eingebunden, um Ausnahmefälle zu prüfen und sicherzustellen, dass die KI wie erwartet funktioniert. Keine KI ist perfekt und menschliche Aufsicht wird immer ein Teil des Prozesses bleiben – in der KI-Zukunft wird gemischte Autonomie herrschen. KI-Modelle können jedoch daraus lernen, wie Menschen diese Abgleiche durchführen, und mithilfe von maschinellem Lernen ihre Algorithmen verbessern, um ähnliche Fälle in Zukunft selbst bearbeiten zu können.

Bei einfacheren Tools für die intelligente Dokumentenverarbeitung endet die Arbeit der KI bei der Datenextraktion. Aber IDP-Tools, die generative KI einsetzen, können noch mehr. Eine generative KI, die auf einem großen Sprachmodell basiert, kann Ihre Dokumente für Sie zusammenfassen und Ihnen einen Überblick über wichtige Informationen und Trends zur Verfügung stellen. Und wenn Sie auf einer Plattform mit einer KI-Chatkomponente arbeiten, können Sie Fragen über Ihre Dokumente stellen und sofort wertvolle Einblicke erhalten.

Menschen verwenden die KI-Dokumentenanalyse für alle Arten von Prozessen und in so gut wie jeder Branche. Hier sind ein paar Beispiele:

Worauf könnten Sie sich konzentrieren, wenn Sie Rechnungen nicht mehr manuell bearbeiten müssten? Mithilfe der KI-Dokumentenanalyse können Sie Rechnungsdokumente klassifizieren und Daten extrahieren, beispielsweise Abrechnungsdetails, Rechnungsposten und Fälligkeitstermine. Niemand sollte im Jahr 2024 immer noch manuell Rechnungsdaten bearbeiten müssen.

Automatisieren Sie das Onboarding mithilfe der KI-Dokumentenanalyse: Klassifizieren Sie Onboarding-Dokumente und extrahieren Sie Daten aus Lebensläufen, Steuerformularen und Ausweisdokumenten, um nur einige zu nennen. Durch die Verarbeitung dieser Dokumente mit KI ersparen Sie Ihren Mitarbeitern die stundenlange Eingabe von Daten in HR-Systeme und sorgen für einen konsistenten und genauen Onboarding-Prozess, der die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.

Rechtliche Dokumente sind nicht unbedingt für eine einfache Sprache bekannt. Ersparen Sie Ihren Teams den Juristenjargon, indem Sie Verträge automatisiert verwalten. Mithilfe der KI-Dokumentenanalyse können Sie wichtige Informationen aus rechtlichen Dokumenten extrahieren und organisieren, beispielsweise Klauseln, Pflichten, Ablaufdaten und involvierte Parteien. Natürlich werden Sie kritische Vorgänge wie diesen nicht allein der KI überlassen. Die Zukunft liegt in der gemischten Autonomie, und die menschliche Aufsicht ist nach wie vor unerlässlich.

Für Versicherungsgesellschaften – mit ihren wichtigen, aber manchmal schwer unterscheidbaren Produktangeboten – ist das Kundenerlebnis besonders wichtig. Tools für die KI-Dokumentenanalyse sorgen für ein optimiertes Erlebnis bei der Bearbeitung von Schadensfällen, indem sie Daten aus Anspruchsformularen, Belegen und ärztlichen Gutachten automatisch extrahieren und überprüfen. So können Ansprüche schneller genehmigt, Fehler reduziert und Erstattungs- oder Vergleichsprozesse beschleunigt werden.

Heben Sie die Hand, wenn Sie sich gerne einem Audit unterziehen. Ja, das dachte ich mir schon. Es mag nicht Ihre Lieblingsaufgabe sein, aber mithilfe der KI-Dokumentenanalyse können Sie Ihre Vorbereitung auf Audits zumindest beschleunigen. Sie kann eingesetzt werden, um Informationen aus Richtlinien- und Verfahrensdokumenten, Finanzunterlagen und sogar E-Mails automatisch zu extrahieren und zu analysieren. Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung für Compliance-Audits beschleunigt diesen mühsamen Prozess und sorgt für korrektere Daten – und sie hilft Ihnen dabei, besser vorbereitet zu sein, um die Wahrscheinlichkeit einer Non-Compliance zu senken.

[ Wie kann die Reduzierung manueller Papierprozesse Ihr Unternehmen unterstützen? Lesen Sie unser e-Book Sechs entscheidende Vorteile der Eliminierung manueller Dokumentenverarbeitung, um es herauszufinden. ]

Die kurze Antwort ist: Nein. Für die meisten KI-Dokumentenanalyse-Tools sind keine KI- oder Programmierkenntnisse erforderlich. Bei IDP handelt es sich um eine Low-Code- bzw. No-Code-Technologie, bei der alles rund um KI, maschinelles Lernen und die High-Code-Infrastruktur vorkonfiguriert ist und hinter den Kulissen stattfindet. Aber professionelle Entwickler verwenden IDP ständig, um ihre Arbeit zu beschleunigen. Sie können in der Regel auch von Hand programmierte Anpassungen hinzufügen, um das Tool an hochspezialisierte Anwendungsfälle anzupassen.

Nicht, wenn Sie einen Anbieter wählen, der private KI anbietet. Aber nicht alle Anbieter tun das. Viele KI-Anbieter nehmen alle Daten, die Sie ihnen zur Verfügung stellen, und verwenden sie, um ihre Modelle zu trainieren und zu verbessern … Das bedeutet, dass alle Ihre Daten verwendet werden, um die KI-Modelle zu trainieren, die möglicherweise auch Ihre Wettbewerber nutzen. Die Produkte vieler großer KI-Anbieter funktionieren auf diese Weise, also seien Sie auf der Hut. Lesen Sie das Kleingedruckte. Ein echt privater KI-Ansatz bedeutet, dass Ihre Daten nur für das Training Ihrer eigenen KI-Modelle verwendet werden. Und das hat zwei Vorteile: Ihre Daten bleiben geschützt und die Einblicke, die diese Modelle Ihnen zur Verfügung stellen, sind ganz auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Es ist keine Voraussetzung, aber wenn Sie IDP mit anderen Tools wie robotergesteuerter Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) kombinieren, wird das Ihr Leben zweifellos vereinfachen. Viele IDP-Tools werden als Teil einer Plattform mit anderen integrierten Automatisierungsfunktionen verkauft.

Wenn Sie es auf Geschwindigkeit abgesehen haben, sollten Sie den Einsatz von IDP als Teil einer breiteren Prozessautomatisierungsplattform in Betracht ziehen. Wenn Funktionen zur KI-Dokumentenanalyse in eine Low-Code-Prozessautomatisierungsplattform integriert sind, können Benutzer in einer visuellen Drag-and-Drop-Umgebung arbeiten. Sie können allein mit ihrer Maus KI-Dokumentenverarbeitung, RPA, Geschäftsregeln und andere Designobjekte zu Prozessmodellen hinzufügen, die ihre Arbeitsabläufe orchestrieren. Das ist die schnellste Möglichkeit, um IDP in Ihre organisatorischen Prozesse zu integrieren, statt sie allein für einzelne Aufgaben einzusetzen.

Hinzufügen einer KI-Funktion zu einem Appian Prozess mithilfe von Drag-and-Drop

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Wenn Sie zwei oder mehr dieser Fragen mit ja beantworten, sollten Sie sich den Leitfaden unten ansehen, um zu erfahren, wie Sie mit der KI-Dokumentenanalyse beginnen können.

1. Beinhaltet mindestens einer Ihrer organisatorischen Prozesse die Arbeit mit großen Mengen unstrukturierter Dokumente?
2. Verbringen Sie oder Ihr Team jede Woche einen Teil Ihrer Arbeitszeit mit der manuellen Klassifizierung oder dem Auslesen von Daten aus Dokumenten?
3. Besteht eines Ihrer Ziele darin, Ihre organisatorischen Prozesse zu beschleunigen?
4. Haben Sie Interesse am Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen, machen sich jedoch Sorgen um Datensicherheit?

Sie haben zwei oder mehr dieser Fragen mit ja beantwortet? Lesen Sie den praktischen Leitfaden zur Implementierung privater KI, der beschreibt, wie KI-Dokumentenanalyse in eine breitere KI-Einführungsstrategie passt.