Beispiele für Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Möchten Sie BPM in Aktion erleben? Sehen Sie sich im Folgenden einige Geschäftsprozesse aus der Praxis an.
Kontoeröffnung
Mit Geschäftsprozessmanagement hat sich die benötigte Zeit zur Genehmigung von Kontoeröffnungen von Tagen auf Minuten verkürzt. Der automatisierte und einheitliche Prozess konnte die Konto-Abkehrquote wesentlich reduzieren und die Kundenzufriedenheit steigern. Außerdem verzeichnen wir immer mehr Neuanträge und einen starken Rückgang der operativen Kosten.
Beschaffungswesen
Unsere BPM-basierte Lösung für die E-Beschaffung ist das Kernstück unseres neuen EBM-Systems (Enterprise Business Modernization). Damit können wir den Beschaffungszyklus besser handhaben und unseren Einkaufsteams ein effizientes und integriertes Kaufen bei einer Anlaufstelle ermöglichen. Das System ist eine durchgängige Lösung, die über einen Beschaffungsrahmen auf Basis von Zusammenarbeit und Prozessen in unsere Beschaffungsabläufe und -systeme und unser Personal integriert ist.
Daten systemübergreifend abgleichen
Zur Entwicklung eines Systems für unsere Unternehmensanforderungen haben wir im Laufe der Jahre mehrere IT-Tools zusammengeflickt. Dieses System erforderte eine Menge manueller Dateneingaben, wobei dieselben Daten oft in mehrere Anwendungen eingepflegt werden mussten. Der Abruf von Informationen aus diesem System war ebenfalls eine große Herausforderung – egal, ob bei allgemeinen Anfragen oder für Standardberichte. All das behinderte das Unternehmen bei der Prozessoptimierung und Skalierung. Aufgrund der isolierten Entwicklung waren die Wartungskosten ebenfalls hoch.
Sich verändernde Geschäftsprozesse automatisieren
Dank einem automatisierten Prozess können wir repetitive Schritte abschaffen und gleichzeitig unsere wichtigen Geschäftsregeln behalten. Nach unserer Einführung des Geschäftsprozessmanagements wird die Lösung mit uns wachsen und sich verändern, genau wie das Werbegeschäft. Angesichts unseres Erfolgs haben wir beschlossen, weitere Anwendungen zu erstellen und andere Unternehmensbereiche einer Transformation zu unterziehen.
Investitionen
Durch die Integration einer mobilen Anwendung und die Straffung des Workflows für Investitionsfreigaben konnten wir den Genehmigungsprozess um ganze Tage verkürzen. So konnten wir außerdem wichtige Einblicke in die Dokumente und ihre Prozessphasen erlangen.
Schadensabwicklung
Mit Geschäftsprozessmanagement verfügen wir nun über die nötige Prozesstransparenz und -kontrolle, um zu gewährleisten, dass der richtige Dienstleister zugewiesen wird, der Reparatur-Workflow reibungslos vollzogen wird, die Servicequalität unseren hohen Standards entspricht und in jeder Phase die entsprechenden internen und Kundenberichte ausgestellt werden.
Compliance und Risikomanagement
Geschäftsprozessmanagement zur Prozessdokumention gemäß branchenspezifischer Vorgaben nutzen, zur Zuweisung von Kontrolltests, zur Erkennung von Risiken und zum Erstellen und Nachverfolgen von Tickets. Durch die Zusammenführung aller Prüfungsdaten in einer einzelnen, webbasierten Schnittstelle ermöglichte uns Geschäftsprozessmanagement die effektive Handhabung finanzieller Risiken und die Sicherstellung der Compliance.
Eine Lösung für das Vertragsmanagement
Vor dieser maßgeschneiderten Anwendung konnten wir unsere Unternehmensdaten nicht systemübergreifend verknüpfen. Jetzt haben wir die entsprechenden Mittel und die Transparenz hinsichtlich unserer Objekte wesentlich gesteigert. So können wir beim Einpflegen neuer Objekte und beim Management der Bestandsobjekte fundiertere Entscheidungen treffen.
Kundendaten
Vor dem Geschäftsprozessmanagement war unser Case Management durch die Systembeschränkungen begrenzt. Jetzt bestimmten die Unternehmensanforderungen unsere Prozesse. Außerdem haben wir die Zeit reduziert, die unsere Mitarbeiter mit der Aktualisierung von Anfragen verbringen – das geschieht jetzt direkt beim Kunden.
Datenmanagement
Mit Geschäftsprozessmanagement konnten wir einen großen Teil der Kunden- und Asset-Einführung automatisieren und das Risikomanagement und die Compliance verbessern.
Mitarbeiter-Onboarding
Das Einpflegen von Neueinstellungen ist ein funktionsübergreifender, zeitraubender und oft von manueller Arbeit geprägter Prozess. Wir nutzen Geschäftsprozessmanagement, um die Schritte in den Abteilungen zu automatisieren und zu beschleunigen und um die Prozessübergabe zwischen den Abteilungen zu vereinfachen. Eigentlich beginnt das sogar schon vor der Einarbeitung: Wir nutzen das Geschäftsprozessmanagement zur Handhabung des gesamten Zyklus von der Personalsuche über die Interessentenauswahl und die Gespräche bis zum Vertragsangebot.
Gesundheitswesen & Versicherungen
Um landesweit Krankenversicherungsoptionen anzubieten, wurde ein Case Management System benötigt, mit dem sich Aufgaben wie Aufnahme, Weiterleitung, Prüfung und Fehlerbehebung von Anträgen per Post bewältigen ließen.
Die Sicherheit verbessern
Diese neu eingeführten Prozesse haben uns effizienter gemacht und uns Millionen Dollar an Arbeitskosten gespart. Sicherheitsfragen sind nun unternehmensweit besser erkennbar, sodass wir gefährliche Probleme schnell beheben können.
Leasing-Management
Objektdatensätze ermöglichen Mitarbeitern die Verfolgung von Objektdaten und das Aufrufen der Historie, um gegebenenfalls fundierte Entscheidungen zu treffen. So mussten überhaupt keine Arbeitsmappen mehr manuell verwaltet werden, wodurch die Datenintegrität verbessert wurde.
Kreditvergabe
In kurzer Zeit wurde unser gesamtes Kreditprüfungssystem von Papier auf automatisiert umgestellt. Zuvor verwendeten unsere Mitarbeiter viel Zeit und Ressourcen auf das Ausfüllen von Papierformularen und das Ausdrucken und Zusammenstellen von Ordnern für die Kunden.
Fertigungsindustrie
Wir sind ein weltweit tätiger Autoteilelieferant und auf Elektronik, Antriebsstrang, Aufhängung und Abgassysteme spezialisiert. Wir befanden uns mitten in einer teuren und komplizierten Umstellung des Unternehmens auf SAP für alle Produktionsstandorte und wollten die Interaktion der externen Benutzer mit SAP vereinfachen oder sogar vollständig abschaffen, um die Anzahl erforderlicher Lizenzen zu reduzieren.
Marketinganfragen
Jetzt, da wir einen zentralen Ort für diese Marketinganfragen haben, kann unsere Marketingabteilung die standardisierten Anfragen viel besser handhaben. Außerdem können wir so viel leichter die Erledigung dieser Anfragen dokumentieren und schneller auf unsere Kunden reagieren.
Mobile Anwendungen ohne Programmieraufwand
Alle von uns erstellten Anwendungen sind auf Mobilgeräten zugänglich. Somit konnten wir nicht nur unseren Mitarbeitern neue Werkzeuge an die Hand geben, sondern diese Prozesse auch auf unser Netzwerk unabhängiger Vertreter ausdehnen und das Kundenerlebnis vereinheitlichen.
Online-Inventarverwaltung
Mit Records konnten wir alle Bilder an einem Ort speichern, die Versionskontrolle durchführen und die Bilder schneller als zuvor auf unsere Website stellen. Wir können nun an viel mehr Produkten arbeiten, denn das Hinzufügen von Produkten zur Seite geht viel schneller vonstatten.
Betriebseffizienz
Als einer der größten Flughäfen der Welt sind wir auf operative Effizienz angewiesen. Ein sehr ineffizienter Teil unserer Abläufe war das Ablesen der HLK-Messgeräte über E-Mails und manuelle Arbeiten. Wir sahen eine Gelegenheit zur Prozessverbesserung durch die Einrichtung eines zentralen Ortes, wo die Genehmigungen über ein Mobilgerät erteilt werden konnten.
Projektmanagement
Projektmanagement mit mehreren Teams unter Beschränkungen hinsichtlich Dauer, Kosten und Arbeitsumfang ist keine leichte Aufgabe. Die Zuteilung von Ressourcen anhand von Verfügbarkeit, das Zuweisen von Aufgaben, die Kontrolle der Ausführung, das Nachverfolgen und Melden des Fortschritts und die Prognose zukünftiger Trends sind wichtige Schritte für unsere komplexen Projekte, in die mehrere Teams involviert sind.
Renovierungsmanagement
Mit unserem alten Prozess brauchten wir über 30 Tage zum Abschluss eines Projekts. Dank Geschäftsprozessmanagement konnten wir diese Zeit mehr als halbieren. Die Plattform speichert zudem alle Informationen zu jeder Filiale bezüglich Standort und laufenden Verträgen.
Fertigungsindustrie, Einzelhandel
Wir sind ein führender Einzelhändler mit Tausenden Filialen in über 60 Ländern. Unser alter Prozess zum Verfolgen neuer Mietangebote von der Abgabe bis zur Ausführung erstreckte sich über verschiedene isolierte Tools, die viel Arbeit erforderten. Wir mussten diesen Prozess konsolidieren, um Transparenz zu schaffen und ein Workflow-Management-System aufzubauen.
Serviceanfrage-Records
Die gesteigerte Mobilität unserer Mitarbeiter hat die Zusammenarbeit unter den Abteilungen verbessert, was auch zu einem besseren Kundenerlebnis führt. Wir haben mit Hilfe der Anwendung über 5.000 Einträge in 18 Monaten eingepflegt. Dagegen waren es 2.000 Einträge in den letzten 10 Jahren. So viel schneller ist unser Servicezyklus geworden.
Verwaltung von Sonderanfragen
Mit einem derartigen System konnten wir die Verarbeitungsfehler beseitigen, die mit manuellen und papiergestützten Systemen einhergehen. Jetzt können wir Anfragen auf Makro- oder Mikroebene prüfen.
Transportwesen
Mit diesem neuen Prozess können wir unsere LKWs schneller und effizienter umschlagen und trotzdem die Qualität garantieren. Wenn Forderungen eingehen, brauchen wir jetzt viel weniger Zeit für Abwicklung und Reparatur des Fahrzeugs, wodurch wir mehr Zeit für den Kundenservice haben.
Upselling am POS
Durch Zugriff auf zentrale Kundendatensätze können wir den jeweiligen Status sehen und unser Filialpersonal wird aufgefordert, neue Produkte zu den passendsten Momenten vorzustellen.
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