L'automazione basata su software è un concetto relativamente nuovo, che sta rapidamente guadagnando popolarità, come dimostra la vera e propria esplosione di offerte di software as a service (SaaS) nell'ultimo decennio. Gartner® stima che "software as a service (SaaS) rimane il più grande segmento di mercato ed è previsto in crescita fino a 117,7 miliardi di dollari nel 2021, [e] i servizi di infrastruttura applicativa (PaaS) sono destinati a crescere con un margine più elevato al 26,6%". Nonostante l'abbondanza di servizi di automazione dei processi a disposizione, non è sempre chiaro come funzionino gli strumenti di automazione, le differenze tra gli strumenti e come possono ottimizzare i processi aziendali.
Due delle categorie di automazione più popolari sono l'automazione digitale dei processi (DPA) e l'automazione robotica dei processi (RPA). Confronta le caratteristiche chiave dell'RPA e della DPA, scopri le loro principali differenze e dove si implementano al meglio.
Cos'è la DPA/automazione digitale dei processi?
Automazione digitale dei processi (DPA) si riferisce all'orchestrazione di persone, bot, dati e sistemi per automatizzare le attività manuali in un workflow. L'obiettivo è automatizzare alcune azioni nell'ambito di un processo più ampio che richiede comunque la supervisione di un essere umano che prenda decisioni cognitive di livello superiore.
Implementando soluzioni DPA che utilizzano sia i bot che l'IA, le organizzazioni risparmiano moltissimo in termini di costi e di tempo. Le offerte più potenti sono caratterizzate da un'unica piattaforma con strumenti visivi che permettono ai dipendenti di schematizzare i processi più complessi.
Ad esempio, prendiamo il caso dell'onboarding di un nuovo dipendente. Senza DPA, si tratta di un processo manuale, frenetico e disorganizzato, specialmente in un mondo che funziona sempre più da remoto. Immagina questo scenario: il nuovo dipendente arriva in ufficio, o si collega da remoto, senza che i superiori ne siano informati. Questo scatena una pioggia di email piene di domande, richieste di moduli e ricerche di video di formazione o risorse simili, generando di conseguenza un processo lento e inefficace. Decisamente non ideale come primo giorno di lavoro.
Tuttavia, se il processo di onboarding fosse automatizzato, il primo login del dipendente farebbe partire un messaggio diretto al collega che coordina la formazione. Questa persona saluterebbe e darebbe il benvenuto al dipendente, senza bisogno di comunicazioni manuali. Il processo potrebbe essere progettato per condividere automaticamente i video di formazione ed elaborare in modo intelligente i documenti del nuovo assunto, eliminando la necessità di un umano che elabori manualmente i moduli. I processi aziendali automatizzati come questo fanno risparmiare una notevole quantità di tempo e rendono i processi più fluidi.
I migliori strumenti di iperautomazione hanno interfacce facili da usare e offrono elementi low-code, ad esempio componenti preconfigurati che rappresentano funzioni da trascinare e rilasciare semplicemente in un workflow. Questi componenti potrebbero includere l'elaborazione intelligente dei documenti guidata dall'IA per le fatture o gli ordini di acquisto, e i sistemi di notifica per raggiungere le persone giuste per le approvazioni. Anche la riusabilità gioca un ruolo importante: la DPA con low-code permette ai team IT di costruire facilmente nuovi workflow senza ricominciare da zero con il porting dei componenti usati in precedenza.
Questa capacità di costruire, riutilizzare e modificare i workflow in base a fattori come i cambiamenti del mercato o i nuovi processi interni garantisce alle organizzazioni un livello di agilità senza precedenti. Un'unica piattaforma low-code semplificata permette ai diversi reparti di collaborare alla costruzione del workflow. I componenti pre-costruiti abilitati dal low-code eliminano la necessità di iniziare da zero ogni volta che serve cambiamento o un aggiornamento di un workflow. Questo approccio rende molto più facile automatizzare rapidamente nuovi workflow e reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato, il tutto senza i vincoli di tempo della codifica manuale dei processi aziendali.
Che cos'è la RPA/automazione robotica dei processi?
L'automazione robotica dei processi (RPA) utilizza i bot per automatizzare compiti semplici. Di solito è più efficace nell'ambito di una più ampia iniziativa di DPA. Uno studio sull'impatto trasformativo dell'automazione in un certo numero di campi ha rilevato che il 60% di tutte le occupazioni è composto per almeno il 30% da attività automatizzabili, mansioni quali come l'inserimento di dati, email ripetitive, o simili compiti quotidiani. Sebbene siano importanti, questi compiti non richiedono intrinsecamente il giudizio umano, e impiegando i bot per gestirli si liberano i dipendenti, lasciando loro il tempo di concentrarsi su compiti cognitivi di livello superiore.
Chi punta all'automazione spesso si confonde quando si tratta di distinguere tra DPA e RPA. Molte persone equiparano ancora tutta l'automazione alla RPA, pensando che automazione significhi semplicemente eseguire uno script, un bot, o un pezzo di software che si occupi di un compito. Ma quando un processo o un compito inizia a richiedere capacità più avanzate, come il processo decisionale cognitivo, la RPA da sola non è più sufficiente. In definitiva, la RPA è solo uno dei componenti di un workflow. Il suo potenziale si realizza appieno quando viene usata di concerto con altre funzionalità, come la gestione dei processi aziendali, l'elaborazione intelligente dei documenti e l'IA: tutti elementi che concorrono a formare la DPA.
Perché usare DPA e RPA?
In poche parole, l'automazione di processi aziendali complessi fa risparmiare tempo e denaro e riduce costosi errori. Gestendo con RPA le attività più semplici e automatizzando con DPA i processi aziendali più grandi, le aziende aumenteranno la produttività dei propri dipendenti.
L'automazione aumenta anche l'agilità, che è vitale nell'affollato e competitivo mercato del software. L'automazione intelligente rende più agile ogni fase di un processo aziendale, dalla costruzione di un'applicazione al suo monitoraggio e manutenzione. Inoltre, mantiene i processi aziendali snelli e quanto più efficienti possibile, con il minimo spreco di tempo e risorse. Questo livello di agilità può essere raggiunto solo con l'automazione intelligente.
Scegliere tra RPA e DPA: qual è meglio per te?
Il primo passo per capire le tue esigenze in fatto di DPA e RPA è assicurarsi di capire la differenza tra RPA e DPA.
Automazione digitale dei processi (DPA): uso della tecnologia per l'automatizzazione dei processi aziendali complessi end-to-end, coinvolgendo svariati reparti, persone, funzioni lavorative in tutta l'organizzazione.
Automazione robotica dei processi (RPA): utilizzo di bot per automatizzare compiti semplici e ripetitivi.
Ma come si stabilisce quale sia la soluzione migliore per la propria organizzazione, o se vi sia bisogno di RPA e DPA insieme? Se stai automatizzando solo alcuni piccoli compiti, una soluzione RPA può essere la scelta giusta. Se stai cercando di trasformare e snellire processi più complessi dell'intera l'azienda, allora una soluzione DPA più potente, con funzionalità RPA, sarà l'opzione migliore.
Tuttavia, non tutte le soluzioni DPA sono uguali, e ci sono alcune considerazioni chiave che ci aiutano a selezionare quella giusta:
- Integrazione RPA: Molti prodotti DPA supportano l'integrazione di strumenti RPA, ma questo spesso richiede una codifica manuale e in poco tempo può appesantire il processo. Gli strumenti DPA leader del settore hanno funzionalità RPA native, senza necessità di codifica.
- Accessibilità: È fondamentale avere tutte le funzioni disponibili in una piattaforma centrale. Gli sforzi di ottimizzazione falliscono se richiedono il bilanciamento di più piattaforme, e non ha senso investire in una soluzione che presenta semplicemente nuove sfide che sostituiscono (o si accumulano a) quelle vecchie.
- Facilità d'uso e riusabilità: Le migliori offerte di automazione hanno interfacce raffinate e strumenti di progettazione visiva che qualsiasi membro del team sarà in grado di capire. Queste offerte hanno anche componenti riutilizzabili low-code e l'opzione di personalizzazione, se necessario. Workflow facilmente regolabili costruiti con il low-code permettono di scalare o regolare facilmente i processi in base a qualsiasi esigenza, dalle richieste dei clienti ai nuovi regolamenti normativi.
- Retrocompatibilità: Quando una piattaforma DPA si aggiorna a una nuova versione, il fornitore dovrebbe prendere in mano le redini per far sì che le applicazioni o i processi automatizzati continuino a funzionare senza problemi. Le piattaforme DPA con segmenti low-code dovrebbero essere automaticamente conformi alle nuove normative e agli standard di sicurezza.
Il mercato degli strumenti abilitati alla DPA è vasto, ma queste considerazioni chiave possono esserti utili nel processo di selezione. Data la quantità di lavoro in gioco e un potenziale di ROI significativo, è fondamentale assicurarsi che il fornitore selezionato offra una potente soluzione DPA con funzionalità RPA su un'unica piattaforma facile da usare. Con l'automazione intelligente, la tua forza lavoro potrà puntare a nuovi livelli di produttività e innovazione.
La piattaforma low-code Appian aiuta le organizzazioni leader ad orchestrare i propri sforzi di automazione. Per saperne di più appian.com/platform.
