La mission des ressources humaines n'a jamais été aussi compliquée. Elles doivent constamment faire face aux questions des employés et des dirigeants, et s'adapter à des règles de conformité qui changent chaque semaine, voire chaque jour. D'autre part, la sécurité des employés, de leurs familles et de toutes les personnes touchées par le COVID-19 dans l'entreprise doit être au cœur de leurs préoccupations.
Même si la crise sanitaire continue d'évoluer, les entreprises commencent à planifier le retour de leurs effectifs sur le lieu de travail. Ces transitions seront complexes. Les entreprises doivent tenir compte de l'état de santé de chaque employé et adopter des mesures de dépistage. Elles devront également évaluer la faisabilité du télétravail pour chaque poste. Enfin, elles devront prendre en considération les politiques internes ainsi qu'un certain nombre de réglementations nationales et régionales. Cela sera encore plus difficile pour les entreprises implantées dans différentes régions et qui comptent des centaines, voire des milliers d'employés et des dizaines de systèmes et de processus.
Les ressources humaines, déjà mises à rude épreuve par la pandémie de COVID-19, doivent maintenant planifier le retour des effectifs sur le lieu de travail en trouvant de nouveaux moyens pour réduire les risques, automatiser les processus, s'adapter rapidement et, surtout, assurer la sécurité de leurs employés. Pour faire face à ce défi, l'outil Excel ne suffira pas. C'est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions de traçage des employés qui permettent de garantir un retour au travail de manière sûre et efficace.
Hélas, en cette période de pandémie, le temps presse et vous devez trouver une solution adaptée sans passer par les processus de sélection habituels.
«L'urgence, ce n'est pas de choisir la bonne plate-forme, mais d'agir tout de suite », affirme Forrester dans un récent rapport, Le recours au télétravail suite au COVID-19 a mis à mal vos processus : voici la solution. « Vous n'avez pas le temps de suivre le processus habituel de validation des produits ».
Que faire si vous ne pouvez pas réunir toutes les exigences et examiner les solutions en détail ? Dans ce cas, gardez ces six critères à l'esprit lorsque vous recherchez une application de gestion de crise du COVID-19.
1. Délai de rentabilisation rapide
Pour être efficace, une application de gestion de crise du COVID-19 doit être lancée en quelques heures, et non en quelques jours. Prenez garde aux solutions qui nécessitent une importante personnalisation informatique ou de longs délais d'intégration. « Faites appel à des experts commerciaux », suggère Forrester. « Optez pour une plate-forme qui sera accessible aux professionnels et qui ne s'adresse pas uniquement aux experts techniques. »
Si votre application peut être configurée au niveau du front-end, les utilisateurs professionnels pourront se charger de la configuration sans dépendre des développeurs ou du service informatique de votre entreprise. Misez sur une solution qui vous permet d'ajouter le logo et les couleurs de votre marque. Un autre point à prendre en compte est la possibilité de personnaliser les questions et la logique commerciale en arrière-plan, le tout de manière autonome.
Quels sont les autres moyens de réduire le délai de rentabilisation ? Trouvez une solution prête à l'emploi qui couvre une variété de cas d'utilisation et qui intègre un questionnaire dédié au retour au travail dans le cadre du COVID-19. Bien évidemment, vous devez être en mesure de configurer les questions et définir votre propre logique commerciale (vous trouverez plus de détails ci-dessous), mais un questionnaire clé en main vous fera gagner un temps précieux.
2. Des capacités d'automatisation pour simplifier votre travail
Avant tout, votre solution de gestion de crise se doit de faciliter le travail de vos ressources humaines. Pour vos effectifs, optez pour une application de réponse au COVID-19 dotée de solides capacités d'automatisation. L'objectif est d'inviter automatiquement les employés à actualiser leurs informations pour que les RH puissent se concentrer sur d'autres tâches importantes et que les employés ne soient pas constamment dérangés ennuyés par des processus de vérification.
Misez aussi sur une solution qui présente de solides capacités en matière de tableaux de bord et de rapports. De cette manière, vous pourrez filtrer votre recherche par lieu et voir en un coup d'œil les employés testés positifs, lesquels sont prêts à retourner au travail, ceux qui sont satisfaits (et donc productifs) par le télétravail, quels sont les employés dont la famille présente des risques, etc.
3. Gestion intégrée des incidents
Pensez également aux mesures que vous devrez prendre lorsque les employés enregistrent un incident sur l'application, comme par exemple un test de dépistage positif au coronavirus. Vous devez pouvoir trier ces incidents rapidement, voir toutes les informations dont vous avez besoin les concernant et agir sans tarder. La gestion des incidents vous permet par ailleurs de tracer les contacts de base sur le lieu de travail, puisque vous pouvez suivre les incidents et ajouter d'autres personnes impliquées si cela s'avère nécessaire.
4. Configuration complète
Chaque lieu, installation et service a ses propres exigences. Donnez aux utilisateurs professionnels qui gèrent votre application de gestion de crise sur le lieu de travail les moyens de configurer chaque aspect du questionnaire de santé et de la logique commerciale.
Misez sur un contrôle granulaire des questions posées aux employés des différents établissements, services et pays. Les facteurs géographiques notamment, pourraient déterminer si une question est nécessaire et si elle doit être posée. Les utilisateurs professionnels devraient également pouvoir configurer des questions avec plusieurs niveaux de réponse en toute simplicité.
5. Sécurité et conformité
Gardez à l'esprit que vous traitez les informations personnelles de vos employés, et notamment des données sur leur santé. La solution que vous utilisez doit donc, au minimum, respecter les normes HIPAA. Mais ne vous arrêtez pas là.
Le niveau de configuration granulaire mentionné précédemment vous aide également à respecter les exigences de conformité locales et nationales en matière de pandémie. Pour être conformes au RGPD, les questions posées aux employés basés aux États-Unis doivent-elles être différentes de celles posées aux employés en Europe ? Vous avez des bureaux dans une région qui suit des directives spécifiques pour garantir aux employés que les données transmises restent confidentielles ? Le responsable chargé de gérer votre application dédiée au retour sur le lieu de travail doit pouvoir la configurer pour répondre à ces exigences.
6. Transparence des prix
Comme le souligne Forrester dans son rapport : « Oubliez le passé ; voici la nouvelle réalité ».
J'espère sincèrement qu'une application de traçage ne sera nécessaire que pour quelques mois, néanmoins, vous pourriez faire face à des difficultés liées au COVID-19 sur votre lieu de travail pendant quelque temps encore. C'est pourquoi des frais cachés ou des prix qui ne s'adaptent pas à cette évolution sont la dernière chose dont vous avez besoin. Misez sur une application offrant une tarification simple, fixe et transparente. Vous avez déjà de nombreux défis à relever et votre application de réponse au coronavirus ne doit pas devenir un enjeu supplémentaire.
