Características del BPM

Las plataformas de BPM líderes ofrecen una variedad de funciones en un solo paquete. La tecnología de gestión de procesos permite a las empresas optimizar sus operaciones automatizando, ejecutando y monitorizando los procesos de negocio de principio a fin. La gestión del conocimiento y las herramientas colaborativas le permiten aprovechar la información gestionando sus documentos y su contenido y facilitando la interacción con sus empleados en comunidades colaborativas y basadas en el conocimiento. Las analíticas integradas incrementan la visibilidad ofreciendo a los directivos informes exhaustivos sobre las operaciones de negocio clave y la ejecución de procesos.

Estas son las funciones de alto nivel que debería tener una plataforma de BPM:

Procesos

Un proceso es simplemente un conjunto de actividades y transacciones llevadas a cabo regularmente para conseguir objetivos de negocio. Puede ser:

  • Simple (gestión de pedidos) o complejo (desarrollo de nuevos productos).
  • A corto plazo (incorporación de empleados) o continuo (cumplimiento normativo).
  • Para una función determinada (gestión de propuestas) o para una industria concreta (aprovisionamiento energético).
  • En un solo departamento (facturación), en toda la empresa (abastecimiento estratégico) o a lo largo de la cadena de valor (gestión de la cadena de suministro).

Todas las empresas tienen procesos de negocio, es así como el trabajo se lleva a cabo. Pero demasiadas empresas se basan en procesos desfasados, con formularios en papel u otros pasos manuales. Al acomodarse a estos procesos (la manera en que se realiza un trabajo), los líderes y los trabajadores suponen un coste a sus empresas que va más allá de la eficiencia perdida. Pierden de vista el coste de oportunidad de hacer su trabajo «como se ha hecho siempre».

Los procesos integrados (con el BPM en el centro) se automatizan para mejorar la eficiencia operativa, pero también pueden generar más crecimiento, gestionar la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento sin esfuerzo, y mejorar la interacción de clientes y empleados.

Gestión del conocimiento

Las plataformas de BPM deberían tener funciones de gestión del conocimiento para hacer converger la información de toda la empresa.

Los datos más actualizados, completos y precisos son la base de las buenas decisiones empresariales. Usar datos completos y precisos en los procesos de negocio da mejores resultados. Entonces, ¿qué pasa cuando los datos no están actualizados o completos, o no son precisos? Que se toman malas decisiones.

Las mejores plataformas de BPM pueden combinar todos los datos de toda la empresa sobre cualquier tema en un solo lugar. Al hacerlo, los tomadores de decisiones están mejor informados para tomar la acción más adecuada en cualquier circunstancia.

Normativa Comercial

Las reglas de negocio son la lógica que alimenta en gran parte la automatización de los procesos. Las reglas facilitan la estructura para que los procesos sean consistentes y estén automatizados.

La consistencia es la clave de la optimización de procesos. Por eso, las reglas son un componente clave de cualquier plataforma de BPM. Pero hacer negocios nunca es simple. Hay excepciones, cambios que deben gestionarse, circunstancias que dan lugar a diferentes estrategias y variedad en los pasos del proceso.

Normalmente, las plataformas de BPM tienen un motor de reglas de negocio dinámico para automatizar no solamente los procesos que se repiten una y otra vez, sino también aquellos que son complejos y tienen muchas variables. Las reglas de negocio ayudan a asegurar que los procesos son constantes y están optimizados en prácticamente cualquier circunstancia.

Trabajo colaborativo

La colaboración social es una manera de compartir información en una empresa e interactuar para conseguir un objetivo común. Hace que se tome conciencia de cualquier circunstancia, a la vez que aumenta la base de conocimientos de una empresa. La colaboración social se diferencia de la colaboración tradicional en que es inclusiva por definición, implicando a cualquier miembro de un grupo u organización o a todos ellos. Adopta el concepto de que las buenas ideas pueden estar en todas partes.

La mayor ventaja de negocio de todas las empresas está sin explotar en su mayor parte, y se encuentra en las mentes de los trabajadores del conocimiento. Desafortunadamente, la colaboración tradicional es exclusiva por naturaleza. Es necesario que alguien le añada a la cadena de correos electrónicos o le pida que participe en una reunión o llamada o, como mínimo, que sepa de la existencia de algo para poder participar y añadir valor. Por el contrario, la colaboración social es inclusiva y descubre información e ideas que de otra manera se pasarían por alto. Ayuda a las empresas a aprovechar todo el capital intelectual que a menudo nunca sale a la superficie.

Movilidad

La movilidad representa la capacidad para utilizar una solución tecnológica de empresa de la misma forma en dispositivos móviles y ordenadores. Lo móvil es un estilo de vida. La explosión de los smartphones y las tablets en nuestras vidas personales también ha alcanzado a nuestras vidas profesionales. Pero acarrea una consecuencia involuntaria: la necesidad de control.

La movilidad empresarial consiste en dar más control a los trabajadores para ser más productivos. Trata de expandir las herramientas más allá de los ordenadores para llegar a todos los dispositivos, sin perder funcionalidad, usabilidad o impacto.

La mejor tecnología empresarial se adapta a las necesidades de aquellos a los que pretende ayudar. Y esto significa habilitar la movilidad para ser usada en cualquier dispositivo, en cualquier momento y de manera intercambiable.

Seguridad

La seguridad trata de mantener los datos y las operaciones a salvo de todas las posibles amenazas, incluyendo desastres, piratas informáticos o cualquier otra que se le ocurra. Cuando la tecnología BPM ayuda a ejecutar los procesos clave de una empresa, la seguridad ha de ser una de las principales consideraciones.

La realidad de nuestro mundo actual es así: nunca puede estar demasiado seguro. Parece como si los grandes pirateos fueran noticia un día sí y otro no, así que necesita que sus soluciones estén protegidas contra amenazas conocidas y desconocidas. Asegúrese de que su plataforma de BPM es monitorizada y sometida a pruebas de seguridad continuas.

Opciones de Implementación Flexibles

La capacidad para alojar y ejecutar su plataforma BPM on-premise o en entornos cloud de manera intercambiable facilita la flexibilidad definitiva para las empresas que necesitan alojar datos o procesos sensibles tras su propio cortafuegos.

Las empresas tienen necesidades únicas, y esto es especialmente cierto en el caso de la gestión de sistemas que alojan datos sensibles. Al asegurarse de que puede ejecutar todos los aspectos de su plataforma tecnológica de BPM en cualquier entorno, de cualquier manera que se adapte a su empresa, puede estar seguro de que sus necesidades de procesos y datos quedarán satisfechas.

Habilitación

El BPM puede resultar complejo. La habilitación es la combinación de programas, herramientas y personas necesarios para asegurar que sus iniciativas tecnológicas de BPM tienen éxito. Los centros de excelencia son una manera probada de alcanzar el éxito.