La minería de procesos está en pleno apogeo: se espera que el mercado crezca de 185,3 millones de dólares en 2018 a 1,4 billones en 2023, siendo Europa la región que está experimentando el mayor crecimiento, según la firma de análisis MarketsandMarkets. Pero además, el tridente de Minería de Procesos + Flujo de Trabajo + Automatización puede desatar un enorme valor para el cliente para cualquier empresa que quiera competir y ganar en la era de la hiperautomatización.
(Conviene subrayar que la minería de procesos permite a las empresas descubrir y optimizar automáticamente los procesos empresariales clave antes de automatizarlos).
Pero eso no significa que deba apostar por la minería de procesos, la automatización robótica de procesos o cualquier otro tipo de software independiente. Es mucho mejor, dicen los expertos, adoptar un enfoque integrado e invertir en una solución unificada que le ofrezca la capacidad de descubrir, diseñar y automatizar procesos empresariales claves en una única plataforma.
Lo que nos da pie a compartir el último episodio de esta entrevista de dos partes con la experta en minería de procesos Karina Buschsieweke, cofundadora y directora general de Lana Labs, una empresa de minería de procesos con sede en Berlín recientemente adquirida por el proveedor de low-code Appian. Si se ha perdido la primera parte de la entrevista, puede acceder a ella aquí.
Algunas de las preguntas han sido editadas para mayor brevedad y claridad.
Appian:
Usted ha hablado de la importancia de comprender los datos y los procesos antes de automatizarlos, lo cual tiene mucho sentido. Pero, según su experiencia, ¿cuáles son los factores claves de éxito para sacar el máximo partido a la implantación de una estrategia de minería de procesos?
Karina:
Creo que es interesante diferenciar entre procesos horizontales y verticales. Se puede hablar de sectores. Pero también se pueden analizar los procesos financieros que tiene toda empresa —como el proceso del pedido al pago— para encontrar procesos que puedan beneficiarse realmente de la automatización. Podría tratarse de la forma en que su empresa comprueba y supervisa los problemas relacionados con el cumplimiento normativo o la satisfacción del cliente.
Estos procesos suelen ser buenos puntos de partida porque están más estandarizados en todas las empresas y son más rápidos de aplicar. Pero también hay procesos verticales que son más específicos de cada sector, y a menudo también son mucho más complejos.
Por ejemplo, podría tratarse de un proceso de facturación muy complejo en los servicios públicos o la sanidad, o de un proceso de fabricación en el que confluyen muchos factores, o en el que un error en un proceso manual podría causar graves problemas a los clientes y a su empresa. En estos casos, la implementación puede requerir más esfuerzo, pero las ventajas de obtener una visión transparente de esos procesos de creación de valor central también pueden ser mayores.
Appian:
Entonces, ¿qué casos de uso ofrecen las mayores oportunidades para que las empresas optimicen sus procesos empresariales?
Karina:
Veamos, las mayores oportunidades se encuentran en los procesos de creación de valor que implican sistemas informáticos complejos, especialmente en las finanzas, la fabricación y la sanidad.
Hemos trabajado con clientes del sector sanitario para optimizar las operaciones de las salas de urgencias. La minería de procesos puede suponer una gran diferencia para los pacientes en situaciones en las que los segundos importan, y en las que la optimización de los procesos puede determinar si alguien sobrevivirá o no.
Appian:
Cambiemos de marcha y hablemos del impacto de la COVID-19 en la automatización de las empresas, y de lo que esto significa para la evolución de la minería de procesos en la próxima década.
Karina:
Es una pregunta realmente interesante, porque creo que la tendencia natural de las empresas es evitar el cambio siempre que sea posible. Muchas empresas no piensan realmente en las amenazas que pueden surgir en el futuro. Pero creo que una situación como la de la COVID-19 te pone en una mentalidad diferente. Creo que también impulsa la voluntad de cambiar y de pensar en cómo podemos mejorar y ser más competitivos en el futuro.
Appian:
Quiero volver a algo que has mencionado antes. Ha hablado de cómo la minería de procesos ayuda a las empresas a descubrir problemas en sus procesos empresariales. ¿Considera que la eliminación de los problemas es el mayor impulsor de la adopción de la minería de procesos?
Karina:
Sí, ese es uno de los aspectos. En los inicios, estábamos mostrando nuestra tecnología en una conferencia de mejora de procesos Six Sigma en Alemania. Y uno de los asistentes a la conferencia estaba realmente entusiasmado con nuestra tecnología. Nos dijo: "Trabajo en un gran proveedor de automóviles en Alemania. Y si tenemos un problema en nuestra fábrica, simplemente voy allí y miro, y averiguo cuál es el problema. La minería de procesos es una buena tecnología. Le deseo lo mejor, pero yo sé lo que hago".
Pero un par de meses después, recibí una llamada de esta persona, invitándonos a ir a las instalaciones de su empresa para ayudarles a analizar un problema de procesos empresariales. Me dijo: "Tenemos un problema, pero no veo nada. ¿Qué le parece si viene y nos ayuda a analizar el problema?". Creo que esto pone de manifiesto el valor de la minería de procesos. La minería de procesos es una tecnología estupenda para detectar dónde fallan los procesos. Creo que es una tecnología que cambia las reglas del juego para los expertos en mejora de procesos.
Appian:
¿Pero qué hay de la otra cara de la moneda? Según su experiencia, ¿cuáles son los mayores errores que cometen las empresas al aplicar estrategias de minería de procesos y cuál es el secreto para evitarlos?
Karina:
Creo que, ante todo, hay que pensar estratégicamente en la minería de procesos. Así, la prueba de concepto debería formar parte de los datos. A grandes rasgos, si hablamos de digitalización, hablamos de optimización de procesos. Es básicamente la misma cosa, o diferentes caras de la misma moneda.
Por lo tanto, creo que si desea implementar la minería de procesos, también debe considerar su estrategia para la mejora de procesos y la excelencia operativa en general. Y creo que realmente debe mover esto a la primera página de su agenda y posicionar su empresa como una organización que quiere mejorar continuamente sus procesos.
Creo que ese es el primer paso: preparar el terreno para la optimización. Y luego, por supuesto, empezar poco a poco. No intente aplicar una estrategia de extracción de procesos en toda la empresa a la vez. Para algunos procesos, la implementación puede ser más compleja. Por lo tanto, es muy importante elegir un pequeño caso de uso que pueda implementar rápidamente y mostrar resultados en un par de semanas. Eso le da transparencia, un pequeño proyecto faro que pueda servir de guía para que otros departamentos lo sigan.
Appian:
Háblenos de la adquisición de Lana Labs por parte de Appian desde el punto de vista de las sinergias que surgieron de la adquisición. Hable sobre la convergencia de la minería de procesos y la automatización low-code y cómo ve a las empresas que se benefician de ello.
Karina:
En Lana, nuestra misión era permitir que las personas, las máquinas y las empresas mejoraran cada día. Pero queríamos hacerlo con una solución integrada en la que no solo se pudiera mostrar al cliente lo que va mal, sino también ofrecerle soluciones para mejorar de verdad las cosas.
Y esta es la sinergia que representan Lana y Appian. Estamos mejor posicionados para cumplir la promesa de mejora continua que siempre hemos querido hacer a nuestros clientes. Y ahora se está haciendo realidad.
Appian:
Para terminar, quiero tocar el tema de la sostenibilidad, algo que parece estar poniéndose de moda en muchas empresas tecnológicas últimamente. El verano pasado, usted participó en una mesa redonda sobre sostenibilidad digital, y me pregunto qué conexiones ve entre la sostenibilidad y la minería de procesos.
Karina:
Creo que la sostenibilidad tiene mucho que ver con la eficiencia. No se trata solo de la buena voluntad y de hacer lo correcto. También tiene que ver con el núcleo de un negocio. Hay que ser lo más eficiente posible a efectos comerciales. Y también por motivos medioambientales. Si se utilizan menos recursos, el impacto medioambiental es menor.
Y creo que una vez que pongamos precio a los impactos ambientales, se verán inmediatamente las ventajas de la minería de procesos desde el punto de vista de la sostenibilidad. Será más fácil para las empresas demostrar que están haciendo todo lo posible para minimizar el daño al medio ambiente. También necesitamos más datos y más transparencia en este sentido.
Quizá en el futuro haya empresas respetuosas con el medio ambiente y empresas que sean lo contrario. Y quizá la minería de procesos nos ayude a separar a los ganadores de los perdedores.
PD: Para profundizar en la minería de procesos y en el futuro de la automatización low-code, eche un vistazo a este vídeo a la carta: El camino del saber al hacer: minería de procesos + automatización low-code.
