La minería de procesos, el low-code y el futuro de la innovación, parte 1

Roland Alston, Product Marketing Manager
October 7, 2021

Es la década de la hiperautomatización, una década en la que las empresas están duplicando la combinación de procesos críticos para impulsar el crecimiento sostenible. Pero aquí está el problema. Según unos nuevos informes, entre el 60 y el 80 % de los procesos de su organización pueden funcionar con datos no estructurados, como documentos y correos electrónicos. Esto hace que sean mucho más difíciles de automatizar, gestionar y auditar.

Si esto le resulta familiar, y si también es cierto que lo que no sabe puede poner en riesgo su negocio, quizás sea el momento de cerrar la brecha entre lo que realmente está sucediendo dentro de sus procesos de negocio y lo que cree que está sucediendo.

Aquí es donde entra en juego la tecnología de minería de procesos. Hablamos de un software con capacidades muy superiores a las de las hojas de cálculo habituales. Una tecnología que puede ayudar a la empresa más grande a visualizar los datos de los procesos más rápido que un consultor veloz, a aprovechar los conocimientos impulsados por la IA para agilizar las operaciones más rápido que un cinturón negro de Six Sigma, y a deshacer los cuellos de botella de los procesos y solucionarlos más rápido de lo que nunca imaginó. 

Tal vez sea por esto:

  • El 63 % de las grandes organizaciones han adoptado la minería de procesos.
  • El 77 % de las empresas con soluciones piloto tiene previsto ampliarlas.
  • El 83 % de las empresas que utilizan la minería de procesos a nivel mundial tienen previsto ampliarla.
  • El 87 % de los no adoptados tiene previsto realizar proyectos piloto.

Así lo afirma un estudio reciente de Deloitte

Pero, ¿qué es exactamente la minería de procesos? Básicamente, la minería de procesos crea registros de eventos (datos de interacción) que dan visibilidad a los procesos. Por ejemplo, puede ayudarle a ver cuándo se recibe un pedido, se realiza un pago, se resuelve un problema de un cliente, etc. Genera datos con sello de tiempo que facilitan a las organizaciones la eliminación automática de los cuellos de botella de los procesos, la optimización de los workflows, la eliminación de los baches de velocidad en la experiencia del cliente, y la búsqueda y solución de los problemas de los procesos más rápido de lo que nunca imaginó.

En el pasado, el análisis de procesos implicaba trabajo manual y consultores, por no hablar de las hojas de cálculo, y un análisis de procesos basado en entrevistas subjetivas y notas adhesivas. Pero si ese enfoque de la vieja escuela no es lo suyo, si quiere una forma mejor, más rápida y eficiente de desvelar las oportunidades de mejora de los procesos y aprovecharlas, siga leyendo. 

La crisis de la COVID-19 aceleró la inversión en la automatización de los procesos de negocio, lo que significa que el valor de la minería de procesos nunca ha sido tan claro. También vale la pena señalar que a medida que las empresas se inclinan por la convergencia de la minería de procesos y la automatización de low-code, también pueden estar mejor posicionadas para adaptarse a la volatilidad del mundo posterior a la pandemia, más capaces de reaccionar a las expectativas de los clientes, y mejor equipadas para superar a los competidores, y crear valor para el cliente a largo plazo.

Nadie lo sabe con certeza, pero a medida que la tendencia a la hiperautomatización siga evolucionando, el binomio de minería de procesos y plataformas de bajo código podría ganar aún más tracción entre las empresas de todo el mundo. Esté atento a este espacio para saber más al respecto. Mientras tanto, eche un vistazo a la siguiente entrevista con la experta en minería de procesos Karina Buschsieweke, anteriormente cofundadora & directora General de Lana Labs, una empresa de minería de procesos con sede en Berlín recientemente adquirida por el proveedor de low-code Appian. Algunas de las preguntas han sido editadas para ofrecer una mayor brevedad y claridad. 

Appian:

Así pues, empecemos por el principio. Qué es la minería de procesos, cómo ha evolucionado a lo largo de los años y qué papel puede desempeñar en el viaje de transformación digital de una empresa. Empecemos por ahí.

Karina:

Muy bien. Entonces, si miramos la definición teórica, la minería de procesos es la visualización y el análisis de cómo se están ejecutando los procesos. Esa es una definición simple. Y básicamente, lo que significa es que la minería de procesos crea una huella digital de los procesos de negocio basada en los datos almacenados en los sistemas de TI.

La minería de procesos genera lo que se llama un gemelo digital de la organización. Y las organizaciones pueden utilizar estos datos para ver realmente lo que ocurre en los procesos de negocio.

En el pasado, gran parte de este trabajo se realizaba manualmente, lo que requería mucho tiempo y recursos de valor. Hoy en día, la minería de procesos utiliza la tecnología digital para revelar automáticamente los datos de los procesos almacenados en los sistemas.

Appian:

Y entonces, ¿cómo encaja este tipo de análisis de procesos automatizados en la estrategia de transformación digital de una empresa?

Karina:

Cuando uno piensa en la transformación digital, suele pensar en las mejores prácticas para su organización, lo cual es algo positivo. Pero la pregunta importante es por qué se está llevando a cabo la transformación digital, ¿verdad? Es decir, no se lleva a cabo porque sí. Quiere mejorar algo. Pero necesita una base para poder medir dónde se está hoy y controlar el recorrido de transformación digital. 

Por lo tanto, la minería de procesos realmente ayuda a averiguar en qué parte de la organización tiene más sentido comenzar las iniciativas de digitalización, para ver dónde los procesos siguen siendo manuales, para ver dónde están causando problemas, y para priorizar qué procesos digitalizar a continuación.

Appian:

Y entonces, ¿dónde encaja la gestión de procesos de negocio (BPM) tradicional en ese panorama? ¿Cuál es la conexión o la relación entre el BPM tradicional y la minería de procesos digitales?

Karina:

Bueno, el análisis tradicional de los procesos suele hacerse manualmente, entrevistando a las personas. Y esto lleva mucho tiempo y esfuerzo. Además, es muy subjetivo porque hay personas implicadas. Lo que significa que a menudo hay que confiar en las corazonadas sobre lo que va mal en los procesos. 

Con la minería digital de procesos, se automatiza el análisis tradicional de los procesos, y se proporciona una visión más objetiva de lo que realmente ocurre en una organización. Por lo tanto, hay que adoptar un enfoque de suposiciones. En cambio, se puede ver la causa raíz de los problemas de los procesos. De lo contrario, es como pedir a un grupo de personas que describan un proceso. Todo el mundo va a tener una respuesta diferente.

Appian:

Porque cada uno tiene una interpretación diferente de lo que ve.

Karina:

Sí, y puede haber serias discusiones al respecto, sobre cómo se está ejecutando un proceso o cómo debería ejecutarse. Pero es mucho mejor tener una base fáctica en la que todos puedan estar de acuerdo. Eso es lo que aporta la minería de procesos.

P.D.: Esté atento al último episodio de esta entrevista de dos partes con la experta en minería de procesos Karina Buschsieweke. Para profundizar en la minería de procesos y en el futuro de la automatización del low-code, consulte este vídeo a petición: El camino del saber al hacer: minería de procesos + automatización low-code.