Las órdenes de permanecer en casa durante la crisis de COVID-19 obligaron a los empleados de todo el mundo a hacer la transición al trabajo a distancia con poco aviso o preparación. Esta nueva situación de trabajo virtual ha presentado desafíos para todas las organizaciones, pero ninguna se ha visto más afectada que las que utilizan procesos manuales o basados en papel.
Más del 70% de las organizaciones todavía dependen de procesos manuales y basados en papel, según un informe reciente de Forrester, El trabajo remoto de COVID-19 acaba de romper sus procesos: Esto es lo que hay que hacer al respecto.
"Los procesos manuales totales o parciales sólo funcionan cuando los trabajadores y los archivos físicos se encuentran en el mismo lugar", escribe Forrester. "Es por eso que millones de personas que trabajan desde casa han resultado en rupturas completas de operaciones clave para las empresas que dependen de procesos manuales".
De repente, los empleados y los líderes de las empresas se han quedado luchando para resolver los nuevos retos de COVID en el lugar de trabajo. Forrester enumera muchos ejemplos de procesos rotos, entre los que se incluyen municipios con sistemas de tarifas de aparcamiento basados en papel, consultorios médicos que luchan por apoyar a los pacientes porque todavía utilizan registros en papel y una compañía de seguros que notó un retraso en los procesos de toma de decisiones antes de trasladar su colaboración en línea.
En medio de todo esto, los líderes de las empresas que ya están tensos tratando de automatizar los procesos manuales y mantener la eficiencia están empezando a planear un regreso seguro de los empleados al trabajo en el sitio. Estas transiciones serán increíblemente complejas. Los profesionales de RRHH y los equipos de gestión de crisis tienen que considerar una serie de factores, entre los que se incluyen los exámenes de salud y de riesgo para cada empleado, si se pueden realizar diferentes funciones a distancia, las políticas corporativas y una variedad de regulaciones nacionales y regionales.
La buena noticia: La automatización estratégica puede ayudar, tanto para resolver los retos inmediatos de COVID en el lugar de trabajo como para sentar las bases de unos procesos más rápidos y ágiles.
Cómo el rápido desarrollo de aplicaciones ayuda a resolver los desafíos del lugar de trabajo de COVID
"Cuando los procesos manuales se rompen, la tecnología ayuda a rescatarlos".
Los equipos que ya no pueden confiar en los archivos de papel y en los procesos manuales necesitan herramientas en línea para estar disponibles al instante al alcance de su mano. Por ejemplo, considere una aplicación de salud para rastrear las comunicaciones de los pacientes. Una plataforma de automatización de procesos rápidos (RPA) de bajo código acelera el desarrollo y el despliegue de aplicaciones de propósito como ésta.
Con la funcionalidad de arrastrar y soltar y las herramientas de colaboración incorporadas, una plataforma de código bajo puede ayudar a los propios expertos empresariales a construir y desplegar rápidamente aplicaciones en sus nuevas empresas virtuales. Los sistemas que antes eran manuales ahora pueden finalmente ser racionalizados y asegurados, ofreciendo visibilidad en toda la empresa para la gestión de personal (incluyendo credenciales, licencias, incorporación y retención); gobierno, riesgo y cumplimiento; y pagos, reclamaciones y apelaciones a través del ciclo de ingresos. La visibilidad en toda la organización mejora a medida que los silos de datos se convierten en algo del pasado y todos tienen acceso a una única fuente de verdad.
Digitalización de procesos basados en papel
La pandemia de coronavirus ha arrojado luz sobre innumerables procesos que ya no funcionan en un entorno de trabajo virtual, incluidos los procesos basados en papel. Muchas organizaciones ya han comenzado a digitalizar su documentación. Pero incluso entonces, a menudo se necesita un proceso manual impulsado por el ser humano para analizar pilas de documentos digitalizados. En este nuevo entorno de trabajo virtual, debe reducirse la dependencia del trabajo manual siempre que sea posible.
La inteligencia artificial y las soluciones de procesamiento de documentación inteligente pueden ayudar a racionalizar los procesos que antes eran manuales. En lugar de analizar y clasificar manualmente los documentos digitalizados, se puede automatizar ese proceso con la IA y sólo traer a un humano cuando sea necesario.
Por ejemplo, considere la posibilidad de facturar. La factura de cada proveedor puede contener datos similares (número de factura, subtotales, información de pago). Pero algunas están en Word, otras en PDF, y todas tienen un formato diferente. Convertir manualmente cada factura digital en datos de referencia requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Pero con una solución de inteligencia artificial, los documentos pueden ser analizados y procesados automáticamente, con sólo preguntas complejas que requieren de un humano para su revisión. Y como la herramienta de IA se vuelve más inteligente con el tiempo a través del aprendizaje automático, incluso si uno de sus proveedores cambia el formato de su factura, aprenderá y crecerá con usted. Tener la IA en su kit de herramientas significa que puede tomar el conocimiento tribal y digitalizarlo, poniéndolo en un algoritmo que es repetible y le ayuda a moverse más rápido.
Una aplicación automatizada de administración de coronavirus puede estar más cerca de lo que piensas
La idea de automatizar procesos manuales complejos puede parecer desalentadora. Pero, como señala Forrester, muchas organizaciones pueden estar más cerca de lo que creen.
"Muchas [empresas] ya han desplegado plataformas para la automatización de procesos digitales (DPA), el desarrollo de software de bajo código, la automatización de procesos robóticos (RPA) y la gestión del trabajo en colaboración (CWM)", escribe Forrester. Debido a que muchas de estas plataformas están construidas para ser utilizadas por expertos en negocios en lugar de expertos en tecnología, las organizaciones pueden ponerse en marcha increíblemente rápido. Si ya tienes una plataforma de código bajo, DPA o CWM, "aplícala agresivamente ahora", insta Forrester.
También es importante recordar que, para una aplicación de administración de coronavirus, algo es mejor que nada. "Asume una respuesta desordenada que mejora con el tiempo", escribe Forrester. "El objetivo es restaurar las operaciones, no lograr la elegancia y la perfección."
Estableciendo las bases para operaciones más ágiles
Nadie esperaba enfrentarse a todos estos retos a la vez, y ninguna organización quiere verse obligada a automatizar procesos complejos en cuestión de semanas. Pero si hay un resquicio de esperanza, puede ser que toda esta interrupción esté sentando las bases para la transformación digital a largo plazo que su organización siempre ha planeado hacer.
"La automatización radical e inmediata enseñará a su organización nuevas lecciones en el diseño, desarrollo y entrega de software", según Forrester. "Algunas lecciones serán dolorosas, pero las nuevas habilidades, procesos y tecnologías que adopte le ayudarán a conseguir objetivos estratégicos".
Ahora es el momento de construir la base de la automatización. Digitalizar los registros clave. Asegúrate de que estén seguros. Y conseguir una plataforma para el desarrollo de códigos bajos. "En pocas palabras, ahora necesitas una base para la rápida automatización de procesos", recomienda Forrester. "Si te falta una plataforma, ve a buscarla".
