Automatizar el ciclo de vida "quote to cash".

Victoria Ebel
July 10, 2020

La velocidad es crucial a lo largo del ciclo de vida del proceso "quote to cash" (que va desde que proporcionamos un presupuesto o precio hasta que se cierra la venta). Cuanto m·s r·pido pueda proporcionar precios una organizaciÛn, cumplir con los pedidos y facturar a los clientes, m·s r·pido podr·n mover el inventario y recaudar dinero para invertirlo de nuevo en el negocio. Sin embargo, el proceso de "quote to cash" puede resultar un desaf"o para aquellas empresas que trabajan con sistemas anticuados, procesos basados en el correo electrÛnico y formularios manuales en todo momento.

Estos procesos manuales y las entregas ineficientes est·n impidiendo la ejecuciÛn efectiva del proceso "quote to cash". La entrada de datos manual todav"a se utiliza para introducir informaciÛn clave de los documentos y formularios, lo cual es lento, costoso y propenso a errores. Es necesario mejorar la visibilidad y la colaboraciÛn de las partes interesadas y coordinar mejor las tareas entre los equipos de ventas, contratos, cumplimiento y finanzas. Las organizaciones deben buscar soluciones de automatizaciÛn para agilizar la ejecuciÛn de los procesos, asegurando la velocidad y la precisiÛn de la entrada de datos y la acciÛn a lo largo del cr"tico ciclo de vida del proceso "quote to cash".

Una soluciÛn innovadora para la automatizaciÛn

El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) de Appian supera estos desaf"os utilizando el aprendizaje autom·tico o machine learning y la inteligencia artificial para "leer" documentos, tales como cotizaciones de precios, contratos, formularios de pedido y facturas, para extraer datos con precisiÛn sin necesidad de esfuerzo manual o cÛdigo personalizado. Con el IDP, las empresas pueden automatizar r·pidamente los workflows de los documentos, permitiendo a los usuarios procesar grandes vol˙menes de muchos tipos de documentos diferentes. Una vez que la informaciÛn es capturada, puede ser utilizada para realizar tareas y activar el workflow o flujo de trabajo a lo largo de cada paso del proceso "quote to cash".

Appian a˙na lo mejor de la gente, los procesos y la IA. IDP usa la IA para clasificar y extraer r·pidamente datos de grandes cantidades de documentos entrantes; algo para lo que har"a falta un ejÈrcito de trabajadores. Sin necesidad de configuraciÛn, IDP te permite:

  • Aplicar IA a workflows con interfaces de arrastrar y soltar para gestionar el grueso de comprensiÛn de documentos.
  • Conectar a la gente a travÈs de la automatizaciÛn de procesos para resolver problemas y discrepancias, como un valor de contrato incorrecto, seg˙n aparecen.
  • Transmitir interacciones humanas, como la reclasificaciÛn de un campo de la factura, de vuelta a los modelos de machine learning para mejorar la precisiÛn futura.

Gestionar eficazmente el proceso "quote to cash"

Junto con IDP, Appian ofrece una plataforma para automatizar y gestionar todo el ciclo de vida "quote to cash".

CotizaciÛn y configuraciÛn: Una compaÒ"a global de telecomunicaciones entregÛ una aplicaciÛn de "quote to cash" usada para cotizar ventas en mÛviles, configuraciones complejas y facturaciÛn financiera y cobros.

ContrataciÛn: Una gran empresa de papel y embalaje desplegÛ una aplicaciÛn mÛvil para que los representantes de ventas generaran cotizaciones y procesaran contratos en sus dispositivos mÛviles, lo que dio lugar a un aumento del 50% en los nuevos contratos y a la posibilidad de que la incorporaciÛn de nuevos contratos se completara en un solo d"a

AdministraciÛn de pedidos: Un fabricante l"der mejorÛ la gestiÛn de los pedidos de los clientes con una aplicaciÛn que permite al equipo de servicio al cliente disponer de una visiÛn unificada de los pedidos de los clientes, comunicarse proactivamente sobre el estado y mejorar la velocidad y la calidad en la resoluciÛn de las consultas de los pedidos

Reconocimiento de ingresos: Una empresa de soluciones farmacÈuticas gestiona los procesos de reconocimiento de ingresos, incluidos los c·lculos y las aprobaciones en torno a la entrega de productos, el coste y las Ûrdenes de cambio, para mejorar la precisiÛn y garantizar el cumplimiento de las normativas financieras.

Reunir los procesos que se encuentran aislados para las finanzas y las operaciones con mayor capacidad:

  • Sacar autom·ticamente la informaciÛn en formularios e intuitivamente pone precios a los tratos
  • Gestionar f·cilmente las aprobaciones de precios y la estandarizaciÛn de productos y servicios
  • Generar din·micamente el lenguaje de los contratos y producir documentos listos para ser firmados sin necesidad de asesoramiento legal.
  • Reducir significativamente la entrada de datos en el sistema de contabilidad, lo que en ˙ltima instancia disminuye el tiempo de cierre
  • IntegraciÛn sencilla con los sistemas financieros y de otro tipo preexistentes
  • GestiÛn de datos maestros, dejando los datos donde est·n y tirando de ellos sobre la marcha cuando sea necesario

ObtÈn m·s informaciÛn sobre cÛmo Appian est· ayudando a transformar el ciclo de vida "quote to cash", junto con otras ·reas de la cadena de suministro con este libro electrÛnico.