Los procesos de transformación son una pesadilla logística que requieren una gestión increíblemente cuidadosa e inversiones financieras y de tiempo significativas. La reconstrucción completa de un proceso o unidad de trabajo implica derribar las políticas existentes, formar a los trabajadores en nuevos procedimientos, implementar tecnologías de apoyo y lidiar con cualquier contratiempo que surja en el camino. El resultado son frecuentes errores y cambios de rumbo que a menudo van más allá de los calendarios y los presupuestos.
Las iniciativas de transformación digital se están afianzando en diversos sectores, y una digitalización eficaz puede desempeñar un papel fundamental para permitir a las empresas energéticas posteriores revitalizar sus procedimientos de cambio de rumbo, establecer la visibilidad de la empresa y crear un camino claro hacia la innovación continua.
El problema del proceso de cambio
En el libro blanco, "2018: Achieving Operational Excellence in Maintenance and Turnarounds" (2018: cómo conseguir la excelencia operacional en el mantenimiento y los procesos de cambio), el Vicepresidente de Ventas de Appian, Glenn Healy, expuso por qué a tantas empresas del ámbito de la energía les cuesta tanto hacer frente a tareas complejas de cambio de rumbo. Debido a que gran parte de este sector se basa en adquisiciones en lugar de en el crecimiento general de la empresa, las compañías terminan mezclando y combinando las diversas tecnologías que las diferentes unidades han utilizado a medida que entran nuevas empresas en el tejido corporativo.
"La digitalización puede desempeñar un papel fundamental para permitir a las empresas que se dedican a la producción de energía a revitalizar sus procedimientos de transformación".
Según Healy, la disparidad de las unidades de negocio subyacentes crea una situación en la que cada departamento –finanzas, adquisiciones, mantenimiento, etc.– es fuerte por sí mismo, pero le cuesta interactuar con los otros equipos de manera eficiente. En su mayor parte, esto ocurre porque todos estos grupos utilizan tecnologías dispares y que no se comunican entre sí, aunque los procesos de negocio que completan requieren interacciones a través de estos límites organizativos. Por ello, los cambios de rumbo se vuelven innecesariamente complejos y onerosos porque los interesados no pueden colaborar fácilmente y los dirigentes carecen de visibilidad de los datos.
Estos problemas se agravan aún más cuando las empresas dependen de procesos basados en el papel en sus diversas unidades.
La solución del proceso de cambio
Las tecnologías digitales que automatizan tareas periódicas e integran los datos pueden ayudar a los empleados a hacer el mejor trabajo en todo momento, generando grandes beneficios en todas las operaciones. Con Appian, las empresas pueden:
- Integrar los datos alojados en el software de SAP, Oracle Primavera, Microsoft y otros grandes proveedores de tecnología en una plataforma central.
- Automatizar procesos repetitivos para reducir el tiempo dedicado a tareas improductivas.
- Ampliar el acceso a los datos a los dispositivos móviles para que los usuarios puedan acceder libremente a la información clave y completar los flujos de trabajo sobre el terreno.
- Generar informes para proporcionar visibilidad en el rendimiento de los procesos de cambio y facilitar el análisis de las operaciones a vista de pájaro.
En conjunto, estas capacidades cambian la forma en que las empresas gestionan los procedimientos de cambio al permitir que todos los interesados compartan datos y colaboren sin tener que sustituir las soluciones legacy que ya utilizan. En cambio, esos sistemas de software más antiguos pueden integrarse en Appian para que los equipos puedan trabajar de la forma que más les convenga y utilizar Appian como un centro de servicios para coordinar los datos y las operaciones de todo el equipo.
Healy explicó que estos tipos de capacidades sientan las bases para la excelencia operativa de una forma que no era posible en el pasado. Los días de tener líneas de negocio aisladas que no pueden operar de manera unificada están desapareciendo a medida que las iniciativas de transformación digital permiten a la gente trabajar más colaborativamente sin problemas.
Establecer un marco para el éxito en los tiempos de entrega
El problema de la tecnología accidental —una situación en la que se manejan distintos sistemas informáticos debido a adquisiciones, no a un plan de implementación intencionado— puede resolverse mediante una plataforma de transformación digital. Esto soluciona muchos de los problemas a corto plazo para coordinar y agilizar operaciones, pero las ventajas a largo plazo en términos de información y transparencia también son esenciales.
Para comprender todas las ventajas de una mejor información, considere la típica situación que encuentran las compañías energéticas al intentar analizar una entrega.
"Cuando miramos el histórico de tiempos de entrega, lo que suele pasar es que hemos completado una entrega que debía llevar 30 días pero nos hemos pasado de fecha por cinco, y nos preguntamos ¿en qué hemos fallado?", declara Healey. "No lo sabemos. Nadie lo sabe. No tenemos respuestas. Todo está registrado en papel, así que tenemos que revisar los documentos y seguir el rastro. Se convierte en un ejercicio de análisis. El análisis trae parálisis y no resolvemos nada".
"Transformar las tecnologías digitales permite a los trabajadores dedicar más tiempo a las tareas más importantes".
Cuando sus procesos se digitalizan en una plataforma central, el sistema puede servir como un registro de auditoría automatizado, proporcionando una visibilidad inmediata de quién hizo qué, cuándo y por qué. Como resultado, se puede mirar hacia atrás en cada fase de un cambio de rumbo e identificar los problemas que surgen, por qué surgieron y qué se puede hacer al respecto.
Appian está transformando la forma en que las empresas interconectan sus tecnologías, procesos y personas. Con las compañías de energía enfrentándose a la presión de minimizar los gastos operacionales para impulsar las oportunidades de ingresos, la eliminación de las ineficiencias es clave. Podemos ayudar a las empresas a mejorar los procesos subyacentes que hacen que sus negocios funcionen, creando una flexibilidad y agilidad inestimables.
Los procesos de transformación no van a ser nunca fáciles. Sin embargo, la transformación en torno a las tecnologías digitales permite a sus trabajadores dedicar más tiempo a las tareas más importantes y gastar menos energía en el trabajo de oficina. Contáctenos hoy para obtener más información sobre cómo nuestra plataforma puede revitalizar sus esfuerzos de transformación.
