Geschwindigkeit ist während des gesamten Lebenszyklusñvon der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingangñvon entscheidender Bedeutung. Je schneller ein Unternehmen in der Lage ist, seine Preise festzulegen, Aufträge abzuwickeln und Rechnungen auszustellen, desto schneller kann es seinen Warenbestand verkaufen und Einnahmen erzielen, um diese wieder in das Unternehmen zu investieren. Für Unternehmen, die konsequent mit veralteten Systemen, E-Mail-basierten Prozessen und manuellen Formularen arbeiten, kann sich der Auftragsabwicklungsprozess vom Angebot bis zur Zahlung jedoch als Herausforderung erweisen.
Diese manuellen Prozesse und ineffizienten ‹bergabeverfahren behindern eine effektive Auftragsabwicklung. Die Eingabe wichtiger Informationen aus Dokumenten und Formularen wird nach wie vor manuell erledigt, was langsam, teuer und fehleranfällig ist. Es besteht die Notwendigkeit, die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Stakeholdern zu verbessern und die Aufgaben zwischen den Verkaufs-, Vertrags-, Abwicklungs- und Finanzteams besser zu koordinieren. Unternehmen müssen sich nach Automatisierungslösungen umsehen, um die Prozessabwicklung zu optimieren und auf diese Weise eine schnelle und präzise Dateneingabe und -verarbeitung während des gesamten kritischen Angebotserfüllungs-Lebenszyklus vom Angebot bis zur Zahlung sicherzustellen.
Eine innovative Automatisierungslösung
Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) von Appian überwindet diese Herausforderungen durch den Einsatz von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz zum ÑLesen" von Dokumenten wie Preisangeboten, Verträgen, Bestellformularen und Rechnungen, um Daten ohne manuellen Aufwand oder benutzerdefinierten Code präzise zu extrahieren. Mit IDP können Unternehmen Dokumenten-Workflows in kürzester Zeit automatisieren, sodass Benutzer grofle Mengen vieler verschiedener Dokumenttypen verarbeiten können. Sobald die Informationen erfasst wurden, können sie zur Durchführung von Aufgaben und zum Auslösen von Workflows in jedem Schritt des Abwicklungsprozesses vom Angebot bis zur Zahlung verwendet werden.
Appian vereint das Beste aus Menschen, Prozessen und KI. IDP verwendet KI, um in kürzester Zeit Daten aus riesigen Mengen eingehender Dokumente zu klassifizieren und zu extrahierenñ ein Prozess, der andernfalls eine Armee von Mitarbeitern erfordern würde. Mit IDP profitieren Sie von folgenden vorkonfigurierten Funktionen:
- Künstliche Intelligenz über Drag-and-Drop-Schnittstellen auf Workflows anwenden, um den Groflteil des Dokumentenverständnisses zu bewältigen.
- Nahtloses Hinzuziehen von Mitarbeitern durch Prozessautomatisierung, um Probleme und Diskrepanzen wie z.B. fehlerhafte Werte zu beheben, sobald sie auftreten.
- Verknüpfen menschlicher Interaktionenñwie zum Beispiel der Neuzuordnung eines Rechnungsfeldesñmit den maschinellen Lernmodellen, um die zukünftige Genauigkeit zu verbessern.
Effektive Verwaltung der Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Zahlung
Zusammen mit IDP bietet Appian eine Plattform zur Automatisierung und Verwaltung des gesamten Auftrabsabwicklungs-Lebenszyklus vom Angebot bis zur Zahlung.
Angebotserstellung und Konfiguration: Ein globales Telekommunikationsunternehmen hat eine Anwendung zur Angebotsabwicklung entwickelt, die für die Erstellung von Verkaufsangeboten auf Mobilgeräten, komplexe Einrichtungskonfigurationen sowie die Rechnungsstellung und Inkassoverfahren im Finanzbereich verwendet wird.
Vertragsabschlüsse: Ein grofler Papier- und Verpackungshersteller hat eine mobile Anwendung eingeführt, mit der Vertriebsmitarbeiter auf ihren Mobilgeräten Angebote erstellen und Verträge bearbeiten können, was zu einer 50-prozentigen Steigerung im Hinblick auf Vertragsabschlüsse führte und die Möglichkeit eröffnete, neue Verträge an einem einzigen Tag abzuschlieflen.
Auftragsverwaltung: Ein führender Hersteller hat die Verwaltung von Kundenaufträgen mithilfe einer Anwendung verbessert, die es dem Kundendienst-Team ermöglicht, eine einheitliche Ansicht der Kundenaufträge aufzurufen, einen proaktiven Ansatz bei der Statuskommunikation zu verfolgen sowie Auftragsanfragen schneller und effektiver zu beantworten.
Umsatzrealisierung: Ein Anbieter für pharmazeutische Lösungen verwaltet Prozesse zur Umsatzrealisierung, einschliefllich Berechnungen und Genehmigungen im Zusammenhang mit der Produktlieferung, Kosten und ƒnderungsaufträgen, um die Fehlerquote zu verringern und die Einhaltung von Finanzvorschriften sicherzustellen.
Führen Sie voneinander isolierte Finanz- und Betriebsabläufe mit folgenden fortschrittlichen Funktionen zusammen:
- Automatischer Import von Informationen in Formulare und intuitive Angebotserstellung
- Einfache Verwaltung von Preisgenehmigungen und Standardisierung von Produkten und Dienstleistungen
- Dynamische Formulierung von Verträgen und Erstellung unterschriftsreifer Dokumente ohne Beteiligung der Rechtsabteilung
- Erhebliche Reduzierung der Dateneingabe in das Buchhaltungssystem, was letztlich die Zeit bis zum Vertragsabschluss verkürzt
- Einfache Integration in bereits bestehende Finanz- und sonstige Systeme
- Stammdatenmanagement ñ die Daten bleiben, wo sie sind, und können bei Bedarf zu jedem Zeitpunkt abgerufen werden
Erfahren Sie in diesem E-Book mehr darüber, wie Appian dazu beiträgt, den Auftragsabwicklungs-Lebenszyklus vom Angebot bis zur Zahlung sowie andere Aspekte der Supply Chain zu transformieren.
